How To Be An Effective Leader

empat hari kemarin saya menjalani leadership training di Head Office. selama 4 hari tersebut saya mendapat materi tentang leadership yang cukup berguna untuk dipraktekkan. seperti sebelumnya saya menulis, bahwa sebagian besar mindset kebanyakan orang adalah malas untuk mengikuti training yg diadakan oleh kantor, begitu juga saya. di hari ke-3 trainining saya baru merasakan bahwa ilmu yg diberikan saat itu sangat bermanfaat dan trainer pun cukup bagus dalam membawakan materi yang berkisar hampir 4 jam untuk setiap materi.

kali ini saya akan coba berbagi ilmu yang cukup berharga bagi saya yaitu tentang Interaction Management (IM) yang saya rasa berguna bagi anda jika anda adalah seorang leader ataupun akan menjadi leader. berikut saya mencoba me-wrapping apa yg disampaikan oleh trainer saya tentang IM tersebut :

"pernahkah subordinate anda dalam melaksanakan tugas yg anda berikan, hasil pelaksanaanya jauh dari apa yang anda harapkan atau bahkan tidak berhasil karena prilakunya yang malas-malasan atau kurang komitmen?" jika pernah, inilah cara untuk anda sebagai seorang leader yang efektif agar dapat mendelegasikan tugas kepada subordinate anda agar bisa dilakukan dengan hasil yg memuaskan serta mencapai tujuan yg anda inginkan. inilah cara untuk menjadi "Effective Leader". karena leader yang baik, belum tentu efektif. leader yang baik, lebih mengarah kepada leader yang lebih menggunakan perasaan terhadap subordinatenya. sedangkan leader yang efektif adalah leader yang dapat menjalankan tugas sesuai perannya sebagai leader untuk mencapai goal yang telah ditentukan dengan cara yang efektif.

dalam IM, ada 3 komponen Interaction Process diantaranya yaitu :
Interaction Guidelines, yaitu pedoman untuk diskusi yang efektif antara leader dan subordinate (atasan dengan bawahan)
dalam tahapan awal ini, ada 5 langkah yg dapat anda lakukan, diantaranya yaitu:

a. Open : tahapan awal dimana kita sebagai leader menjelaskan maksud & tujuan diadakannya pertemuan antara leader & subordinate.
Di tahap ini, coba tanyakan tentang kabar atau hal ringan seputar kehidupan sehari hari subordinate anda. agar saat anda memanggil dia ke ruangan anda, suasana menjadi cair terlebih dahulu.

b. Clarify : setelah anda memulainya dengan bicara hal ringan, barulah mulai masuk ke masalah atau topik yg akan dibicarakan dan mulailah megidentifikasi masalah dari subordinate anda tsb melalui pengumpulan issue, fakta & data tentang mengapa dia tidak dapat mengerjakan hal yang anda delegasikan. disini biarkan dia yang banyak berbicara dan menjelaskan. jadilah pendengar yg baik, jangan dominan berbicara karena dapat membuat subordinate anda tidak mengeluarkan unek - unek ataupun hal yang membuat dia tidak bekerja dengan maksimal. ajak dia bicara dengan nyaman sampai dia mengeluarkan informasi yg anda butuhkan.

c. Develop : tahapan untuk memecahkan masalah yang dihadapi subordinate anda setelah anda mendapatkan informasi yang anda butuhkan. disinilah saatnya anda mendevelop dia. namun sekali lagi, bukan anda yang dominan untuk berbicara, namun biarkan subordinate anda yang menentukan apaa yang seharusnya dia lakukan, jadilah pengarah yang baik untuknya. biarkan dia yg akan membuat kesepakatan yang seharusnya dia kerjakan. hal itu akan membuat dia sadar akan apa kesalahan atau kekurangannya dalam mengerjakan tugas atau amanat yang anda berikan. sehingga selanjutnya dia bisa lebih bertanggung jawab saat anda berikan tugas karena dia juga yang memberikan solving pada masalahnya dengan bantuan anda sebagai leader yang efektif untuknya.

d. Agree : tahapan untuk menetapkan keputusan dan membuat suatu persetujuan atas apa yang telah anda dan subordinate diskusikan tadi. tetap berikan arahan dan saran untuk kemajuannya dikemudian hari dan berikan gambaran apa yang akan anda putuskan jika dia mengulanginya kembali dan juga sebaliknya, mintalah dia membuat suatu pernyataan jika hal ini terulang kembali. ini membuat dia semakin merasa sadar untuk dapat menjalani kewajibannya dengan baik.

e. Closing : tahapan menutup pertemuan dengan menetapkan kapan akan dimulainya pernyataan yang telah subordinate anda simpulkan tadi, dan anda juga harus tetap mengontrolnya dan berikan semangat saat menutup diskusi tsb.

itulah tahap Interaction Process, setelah itu "apakah yang dibutuhkan karyawan saat berinteraksi dengan atasannya ketika diberikan evaluasi? dan apa yang harus anda miliki dan berikan saat itu?" komponen IM berikutnya adalah yang dinamakan Key Principle atau prinsip dasar dalam melakukan coaching ataupun conselling pada subordinate anda, diantaranya adalah :

a. Esteem : menjaga dan meningkatkan harga diri subordinate anda, jangan jatuhkan subordinate anda walaupun dia bersalah. hal tersebut akan membuat dia merasa masih berguna dan merasa anda adalah leader yang mensupport dia untuk menjadi lebih baik lagi.

b. Empati : mendengarkan dan berikanlah empati serta perhatian terhadap subordinate anda.

c. Involve : meminta bantuannya sehingga membuat dia merasakan keterlibatan

d. Share : berbagi pemikiran, perasaan dan rasionalisasi

e. Support : memberikan dukungan tanpa mengambil alih tugas. ini akan membuat subordinate anda berkembang dengan support yang anda berikan tentunya.

yang ke-3 dari proses IM adalah Process Skill, diantaranya yaitu :

a. Check for understanding : mengecek apakah subordinate anda sudah benar - benar mengerti akan kekurangan ataubb kesalahannya dan apa yang harus dia lakukan untu menjadi lebih baik lagi

b.Make procedural suggestion : jika dalam tahapan develop tadi, subordinate anda tidak juga bisa menyimpulkan apa yang harus dia perbuat untuk dapat memperbaiki kekurangan ataupun kesalahannya, disinilah anda sebagai leader yang efektif memberikan suggest dan pengarahan untuknya agar menemukan problem solving dari masalah yang dihadapi.

setelah 3 komponen berikut, anda juga harus memberikan feedback. baik itu feedback positive ataupun feedback improvement untuk subordinate anda, agar anda juga bisa mencetak subordinate yang handal sehingga dapat membuat anda bisa lebih maju lagi. karena salah satu hal yang juga dapat membuat karir seseorang meningkat yaitu bawahannya. jika bawahannya bisa dicetak dengan handal, dengan sendirinya leadernya akan terdorong untuk dapat lebih meningkat lagi karirnya.

semoga ini dapat berguna bagi anda untuk membuat anda menjadi leader efektif yang bisa mencapai tujuan yang ditetapkan dengan dukungan dari subordinate handal yang dapat membantu anda mewujudkan tujuan tersebut.
jika ada yang kurang dalam penulisan ini harap dapat dimaklumi karena baru pertama kali saya menuliskan

salam sukses,
indie

mengapa training atau meeting merupakan kata yang tidak disukai banyak orang..?

meeting dan training. kenapa ya para pekerja ataupun beberapa orang cukup malas mendengar kata - kata itu? termasuk saya. seperti hari ini, saya ada miting di Head Office seharian. malas sekali rasanya untuk terus konsen mengikuti miting. begitu juga dng training. berapa lama sih peserta training itu bisa bertahan konsentrasi menerima materi training, apalagi bersemangat mengikutinya. let say training yang dimulai dari jam 9 pagi dan lunch break di jam 12 atau 1 siang. biasanya di jam 3 ataupun 4 sore para peserta training sudah mulai malas - malasan dan mengantuk, walaupun si trainer sudah melakukan activity untuk membuat pesertanya tetap bersemangat.
yang sekarang ada di otak saya yaitu pertanyaan, apakah memang standarnya manusia, khususnya orang indonesia, hanya mampu berkonsentrasi menerima materi seperti dalam training tsb sekitar 4 - 6 jam? dan malah cenderung lebih sulit berkonsentrasi setelah break?
hmm.. dari beberapa banyak teman saya di kantor yang berbedapun pasti akan cukup mengeluh dengan training ataupun miting. sekarang saya akan lebih menghighlight training. mungkin ini PR (tugas) para trainer untuk bisa lebih berinovasi agar tidak membuat bosan para peserta training yang berpandandangan malas untuk menjalani training tsb pada umumnya. diperlukan juga mungkin trainer yang benar - benar mengerti dan bisa cepat membaca situasi dan kondisi peserta training. dari pada company sudah mengeluarkan biaya yang cukup mahal untuk melakukan training, apalagi dengan mendatangkan trainer yang tidak berkewarganegaraan Indonesia, namun hanya 40% sampai maksimal 70% dari materi training yang bisa diserap oleh peserta pada umumnya.
mungkin ada training yang memang fun, yang tujuannya hanya untuk merefresh atau membuat peserta lebih memiliki kebersamaan atau kerja tim yang baik. namun untuk training - training yang dilakukan untuk penyampaian suatu materi, saya rasa harus bisa ada cara yang dapat membuat peserta bisa menerima materi dengan baik. dan juga bagaimana cara merubah paradigma yang ada kebanyakan bahwa training itu kebanyakan membosankan.
PR juga untuk saya yang seringkali harus menghadiri ataupun presentasi di miting dan juga menjadi peserta training. semoga paradigma itu bisa saya rubah untuk diri saya sendiri dan semoga para trainer dari dalam negeri sendiri dapat terus mengembangkan metode training yang lebih efektif lagi agar dapat bermanfaat dan sesuai dengan tujuan dari diadakan training. semoga.. :)


indie :)